Willkommen auf dem Procure-to-Pay-Lieferantenportal
der AGCS

Übersicht

Willkommen auf dem Procure-to-Pay-Lieferantenportal der AGCS

Ariba Procure-to-Pay bietet uns einen einzigen digitalen Prozess für die Bestellung, Fakturierung und Bezahlung der Waren und Dienstleistungen, die wir innerhalb der Allianz Technology SE kaufen. Unser Ziel ist eine vollständig papierlose Bestell- und Zahlungsabwicklung, um die Effizienz für unsere Lieferanten und die Allianz zu steigern.

Was bedeutet das für Sie?

  • Die Allianz stellt elektronische Bestellungen aus, die Sie per E-Mail erhalten und auf die Sie über das Ariba-Portal zugreifen können
  • Die Bestellungen bestätigen die Einzelheiten der Bestellung und die für die Bestellung geltenden Geschäftsbedingungen
  • Sie werden dann elektronisch bestätigen, dass die Bestellung angenommen wurde
  • Sobald Ihre Rechnung in Ariba erfasst wurde, wird Ihre Rechnung abgeglichen und die Zahlung kann gemäß den vereinbarten Bedingungen erfolgen


Registrierung

Es gibt zwei Arten des Zugriffs:

  • Standard Account (früher Light-Account): Bietet Standardzugriff auf das Portal, auf das kostenlos zugegriffen werden kann. Details zu den Kontofunktionen und zur Registrierung finden Sie auf der Registerkarte "Standard Account Lieferant".
  • Enterprise Account (früher Full Enabled) : Bietet umfassenden Zugriff auf das Portal, hauptsächlich für Kataloganbieter. Anleitungen zum Einrichten Ihres Kontos finden Sie auf der Registerkarte "Enterprise Account Supplier".

Sie müssen sich mindestens für ein kostenloses Standardkonto registrieren.

Alle Lieferanten können selbst entscheiden, welche Art von Verbindung für sie am besten geeignet ist. Folgende Parameter sind dabei zu berücksichtigen:

  • Anzahl Transaktionen / Auftragswert bei der Allianz
  • Eigener Aufwand des Lieferanten bei der Rechnungserstellung im Ariba Network
  • Arbeitsorganisation im eigenen Unternehmen
  • Einzelunternehmen oder Unternehmen mit verschiedenen Tochterunternehmen
  • Werden andere Kunden bereits über das Ariba-Netzwerk bedient?
  • Gebühren

In der Tabelle unten auf der Seite finden Sie weitere Anleitungen, welche Art von Ariba Konto für Sie am besten geeignet ist.

Die Art der Verbindung kann jederzeit geändert werden.

  • Wenn Sie einen elektronischen Katalog für Ihre Waren haben, der nicht im Beschaffungssystem enthalten ist
  • Wenn Sie mehr als 300 Dokumente (Bestellungen, Rechnungen und Wareneingänge) pro Jahr mit der Allianz austauschen und an einer Maschine-zu-Maschine-Integration interessiert sind.

Weitere Informationen zu Gebühren und Unterschieden in den Konten erhalten Sie auf der Ariba-Website für Abonnements und Preise.

Bitte beachten Sie, dass Sie eine separate Registrierung für das E-Tender-Portal der Allianz, Source to Contract (S2C), oder in Ariba einrichten müssen, wenn Sie über mehrere Allianz Organizational Entities (OEs) hinweg arbeiten.

Welche Art von Ariba-Konto ist für Sie am besten geeignet?

Wischen um mehr anzuzeigen

 
Enterprise Account Lieferanten
Standard Account Lieferanten
Zusendung Bestellung / BPO

Lieferanten können selbst in ihrem Ariba Network Account die Art der Zusendung einstellen:

a) Per Mail (meiste Lieferanten)

b) Mail mit Datensatz (zur halb-automatischen Weiterverarbeitung)

c) Datensatz direkt in Auftragssystem des Lieferanten (nur für wenige Lieferanten mit großer Anzahl Transaktionen)
  • Per Mail und im Ariba Network Account
Übermittlung der Rechnung

Lieferanten können selbst in ihrem Ariba Network Account die Art der Übermittlung einstellen:

a) Per PO-Flip (meiste Lieferanten)

b) Hochladen von Rechnungsdaten in Excel Format (wenige Lieferanten)

c) Datensatz direkt aus Rechnungssystem des Lieferanten in Ariba Network, und damit Allianz System übertragen (nur für wenige Lieferanten mit großer Anzahl Transaktionen)
  • Mittels sog. PO-Flip, d.h. der Umwandlung der Bestellung / BPO in eine Rechnung

Die AGCS verwendet das Ariba-Netzwerk für alle Einkäufe und Rechnungen. Sollte Ihr Unternehmen jedoch nicht auf das Ariba-Netzwerk zugreifen können, werden wir in diesem speziellen Fall die Rechnungen an unser Scan-Center senden und dem Tool hinzufügen.

Falls diese besondere Art der Rechnungsstellung auf Ihr Unternehmen zutrifft, wenden Sie sich an Ihren lokalen Beschaffungsvertreter oder an unser Procurement Support Team (AGCS-PROCUREMENT-SUPPORT@allianz.com) und fordern Sie bitte direkt eine Kopie des „Leitfadens zur Rechnungsstellung in Papierform“ an.

Bitte beachten Sie, dass dies Regelung nur für Anbieter freigegeben wird, die keinen Ariba-Zugriff haben und aus einem guten / wichtigen Grund nicht darauf zugreifen können. 

Alle Rechnungen, die fälschlicherweise über das Scan-Center für Anbieter eingereicht werden, die über ein Ariba-Konto verfügen oder auf ein Standardkonto (kostenlos) zugreifen können, werden abgelehnt.

 

 

 

Enterprise Account Lieferanten

Nachfolgend haben wir für Sie Anleitungen zum Umgang mit dem Ariba Network zusammengestellt:

Bitte richten Sie sich vor dem Erhalt der ersten Bestellung Ihren Account im Ariba Network ein – Sie müssen u.a. dort Ihre Bankverbindung hinterlegen.

Einstellung des Ariba Network Accounts
Anleitung Bestellung und Bestellbestätigung
Anleitung Erstellung Rechnung und Gutschrift
LIEFERANTEN-KURZANLEITUNG ZUR RECHNUNGSERSTELLUNG – KORREKTE STEUEREINGABE
Standard Account Lieferanten

Mit dem ‘‘Standard Account‘‘ bekommen Sie alle Bestellungen per eMail zugesendet, und nutzen auch diese Bestellungs-eMail, um daraus die Rechnung zu erstellen.

  • Zusätzlich zu Ihrem Unternehmen in Ihrem Profil dauerhaft hinterlegen. Diese Daten werden dann bei der Erstellung der Rechnung automatisch gezogen, so dass Sie diese nicht mehr bei jeder Rechnung neu eingeben müssen.
  • Eine Übersicht Ihrer letzten 200 Dokumente ansehen.
  • zum Einreichen einer Rechnung sich die Bestellungs-eMail jederzeit nochmals zusenden lassen – d.h. Sie brauchen nicht mehr nach der ursprünglichen Bestellungs-eMail zu suchen.
  • Den Bezahlstatus Ihrer Rechnungen einsehen.
  • mehrere Nutzer anlegen, damit unterschiedliche Bearbeiter die Bestellungen verwalten und Rechnungen erstellen können

Registrierung

Damit Sie als Lieferant tatsächlich den Status "Standard Account" erlangen, müssen Sie sich bitte einmalig bei Ariba registrieren. Die Registrierung wird automatisch beim nächsten Einreichen einer Rechnung über die Bestellungs-eMail initiiert. Sobald Sie auf "Bestellung verarbeiten" klicken, werden Sie aufgefordert, ein kostenloses Konto zu erstellen. Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung:

Anleitung zur Registrierung als Standard Account Lieferant

Nutzung Ariba Network Portal

Wie Sie das Ariba Network Portal nutzen können ist im folgenden Dokument erläutert:

Nutzung des Ariba Network für Standard Account

Rechnungsstellung

Nachfolgend finden Sie einen Leitfaden, in dem die Schritte zur Erstellung einer Rechnung in einer Übersicht dargestellt sind. Eine ausführliche Beschreibung zu den einzelnen Schritten einschließlich Screenshots finden Sie in der anschließend aufgeführten „Anleitung Erstellung Rechnung und Gutschrift“.

Allianz gültige Maßeinheit (UOM)
ANLEITUNG RECHNUNGSERSTELLUNG STANDARD ACCOUNT LIEFERANTEN
LIEFERANTEN-KURZANLEITUNG ZUR RECHNUNGSERSTELLUNG – KORREKTE STEUEREINGABE
Allgemeine Einkaufs-bedingungen

USA

AGCS-USA-GeneralTermsConditions

Deutschland

AGCS-Germany-AllgemeineEinkaufsbedingungen

UK

UK-AGCS-Office-TermsConditions

Frankreich

AGCS-FranceOffice-TermsConditions